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Audit

  • Descrizione

    Consente di progettare e definire gli obiettivi strategici ed operativi dell'attività di audit attraverso una gestione completa ed articolata dell'intero ciclo di vita del processo di audit.
    Il principale obiettivo dell'attività di audit è di verificare se il modello di gestione adottato dall'organizzazione è stato effettivamente implementato e mantenuto ed è conforme ai requisiti normativi applicabili all'organizzazione stessa.
    La gestione efficace degli audit è essenziale per una gestione di qualità dei processi. Un buon controllo di gestione aiuta a garantire la qualità, misurando e migliorando i processi e le procedure di produzione e commercializzazione dei prodotti/servizi.
    Il modulo applicativo disponibile in Keystone GRC, semplifica lo svolgimento di qualsiasi tipo di audit pianifica il flusso di lavoro previsto nel relativo processo, guida gli auditors ad elaborare ed automatizzare le azioni correttive derivanti dalla revisione dei risultati. Questo riduce al minimo i costi di amministrazione ed i responsabili degli audit sono in grado di gestire i programmi al fine di assicurare l'efficacia dei controlli per soddisfare i requisiti normativi. Il sistema supporta le valutazioni sulla base di criteri predefiniti e liste di controllo ed ha un meccanismo per assegnare un punteggio, effettuare la registrazione e l'analisi dei risultati.
    Il modulo applicativo consente alle organizzazioni di migliorare la qualità e ridurre i costi, garantendo nel contempo la conformità con un numero crescente di normative e linee guida come ISO 9000- OHSAS 18000 ed altri.
    I principali vantaggi ottenuti dall'utilizzo del modulo software sono:

    • Riduzione dei costi per effettuare le attività di audit
    • Valorizzazione delle competenze attraverso la collaborazione in tempo reale delle risorse e l'accesso facilitato alle informazioni
    • Riduce la circolazione di documenti e moduli cartacei
    • Aumenta la produttività e l'efficacia sui controlli effettuati
    • Identifica con precisione i requisiti che riguardano l'organizzazione del sistema di gestione della conformità

  • Caratteristiche

    • Programmazione annuale
      Consente di definire un piano articolato e completo delle attività e verifiche da svolgere, definito come piano di audit, nel quale è possibile identificare le unità organizzative, sistemi, o singoli elementi oggetto della verifica, definendo per ciascun piano le fasi operative da svolgere le responsabilità , la schedulazione temporale, e gli obiettivi in termini di risultati attesi.
    • Pianificazione dei singoli interventi
      Consente di gestire le attività dei singoli interventi definiti nel piano annuale, oppure di gestire verifiche estemporanee per singole attività non pianificate, attraverso l'istanziazione dei processi di audit precedentemente definiti, in cui sono stati identificati i flussi di attività in base alle esigenze specifiche di ciascuna organizzazione.
      Nel processo sarà pertanto possibile definire le modalità di esecuzione delle verifiche, la documentazione occorrente, l'organizzazione logistica e le risorse necessarie in termini quantitativi e di competenza.
    • Conduzione degli interventi di audit
      L'esecuzione dell'audit attraverso la istanziazione del relativo processo consente di predisporre per ciascuna attività di audit specifici "Forms" elettronici, appositamente creati attraverso strumenti di design integrati nel sistema.
      Sarà pertanto possibile creare moduli totalmente personalizzati di check-list, non conformità , etc.) che permettono la compilazione di specifici campi che andranno ad alimentare direttamente il data base per eventuali successive ricerche, e nel contempo gli stessi dati andranno ad alimentare i relativi registri delle non conformità attraverso i quali, sarà possibile avere una situazione costantemente aggiornata dello stato di ciascuna non conformità rilevata.
    • Azione correttiva (follow up)
      La rilevazione delle eventuali Non conformità emerse dall'audit potranno essere periodicamente oggetto di valutazione. Ciò consente di avere costantemente aggiornata la situazione di non conformità segnalate e le azioni correttive previste, consentendo in tal modo di disporre di tempestive informazioni per la valutazione dell'efficacia degli interventi di audit.
    • Documentazione dei risultati
      Il sistema consente di tracciare e documentare tutte le attività eseguite nel processo di audit. La documentazione ed i dati prodotti consentono di ricostruire nel tempo il lavoro svolto, le scelte effettuate e l'esito delle non conformità rilevate. Le attività eseguite possono originare la stampa di appositi rapporti di audit (Pdf) ed effettuare delle notifiche dei risultati ottenuti. Il contenuto del rapporto di audit può riguardare: obiettivi, metodologie e standard applicati, tempistica, criticità evidenziate, conclusioni raccomandazioni suggerite.