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Gestione Documentale

  • Descrizione

    La gestione ed il controllo dei documenti è fondamentale per un efficace gestione della conformità e della qualità del sistema. Le organizzazioni si stanno rendendo conto che la gestione dei documenti attuata solo attraverso la realizzazione di modelli basati su manuali, procedure e moduli cartacei è spesso inefficiente, costoso e inefficace. Il numero crescente di documenti obbligatori da gestire in relazione al prolificare delle normative può costituire un collo di bottiglia alla crescita di un'azienda.
    La soluzione Keystone GRC per la gestione dei documenti permette alle aziende di adottare un approccio elettronico ed automatizzato, fornendo un repository centrale per archiviare e organizzare tutti i tipi di documenti con criteri di classificazione automatica o con schemi di catalogazione definiti dall'utente. La soluzione consente di registrare la cronologia delle modifiche, il periodo di revisione e le regole di obsolescenza per tutti i documenti.
    La soluzione Keystone GRC semplifica la creazione di nuovi documenti o le modifiche di uno già esistente, consentendo agli utenti i gestire il documento attraverso varie fasi, in base alle regole ed ai flussi di lavoro definiti a livello organizzativo. L'attività per la creazione, revisione e approvazione dei documenti sono assegnati in base ai ruoli e le responsabilità.
    La soluzione Keystone GRC garantisce un accesso sicuro ai documenti con politiche di controllo gestite centralmente. I diritti per visualizzare, modificare, distribuire, o stampare i documenti, vengono concessi in base ai ruoli e gruppi di utenti. Il sistema fornisce una tracciatura delle attività effettuate sui documenti con le relative informazioni per l'accesso e le modifiche effettuate sugli stessi.

    La soluzione Keystone GRC offre una visibilità completa del sistema attraverso la tracciabilità dello stato dei documenti, che consente all'organizzazione la rintracciabilità di ogni documento da qualsiasi desktop autorizzato.

     


  • Caratteristiche

    • Consente di disporre di un repository centrale, per l'archiviazione e l'accesso ai documenti sicura ed efficiente
    • Consente di accelerare i cicli di revisione e approvazione dei documenti passando automaticamente da una fase all'altra
    • Consente di migliorare la comunicazione ed il lavoro di squadra tra i vari reparti e le aree funzionali aziendali
    • Consente di acquisire visibilità a livello aziendale dello stato dei documenti con le metriche di performance misurabili
    • Consente di avere minori costi di conformità alle normative grazie all'utilizzo di firme elettroniche, revisione, controllo e audit
  • Prodotti correlati

    Consente di progettare e disegnare maschere (forms) di acquisizione dati (in formato XML) e gestire il relativo storage, nell’ambito della gestione dei processi di un'organizzazione.

    Consente la gestione dei documenti e delle immagini utilizzati nella gestione dei processi, integrando in un unica applicazione, tecnologie di workflow collaborativo, di catalogazione, di ricerca e visualizzazione dei contenuti.

    Consente di creare, simulare, ottimizzare i processi, specificando tutte le caratteristiche e le regole delle attività che costituiscono il flusso, attraverso un editor grafico “drag and drop”.

    Consente di mettere in relazione persone, processi, contenuti e strumenti che agiscono all’interno dei flussi di lavoro, al fine di automatizzare, monitorare e analizzare i processi di business, utilizzando il motore di Workflow disponibile nel sistema.

    Consente la gestione dell'intero ciclo di vita del portafoglio delle richieste pervenute sia dall’esterno sia dall’interno dell’organizzazione, dalla sua apertura fino alla sua conclusione.

    Consente di raccogliere, tracciare ed analizzare i dati al fine di avere costantemente sotto controllo i processi istanziati. Esso consente di monitorare le prestazioni e ottenere miglioramenti in termini di qualità e redditività.

    Ambiente di analisi che consente agli utenti, tramite un'interfaccia intuitiva, di esplorare una grande quantità di dati in modo dinamico, ed offrendo la possibilità di incrociare le informazioni da diversi punti di vista.

    Consente di gestire le prestazioni in modo pratico ed efficace, attraverso la gestione di indicatori di prestazioni totalmente personalizzabili.

  • Regolamenti

    Con il d.lgs. 231/2001 il legislatore ha introdotto un nuovo modello di “responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni prive di personalità” per reati commessi da propri dipendenti.

    Regolamenta la sicurezza sui luoghi di lavoro, istituisce l’obbligo della valutazione del rischio da parte del datore di lavoro e l'introduzione di un Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) di cui il datore di lavoro è responsabile.

    Costituisce la legislazione vigente in materia di rifiuti e bonifica dei siti contaminati, difesa del suolo, tutela delle acque e gestione delle risorse idriche, tutela dell'aria e riduzione delle emissioni in atmosfera ed infine tutela risarcitoria contro i danni all'ambiente.

    Gli scopi del d.lgs. 196/03 mirano al riconoscimento del diritto del singolo sui propri dati personali e alla disciplina delle diverse operazioni di gestione dei dati, riguardanti la raccolta, l'elaborazione, il raffronto, la cancellazione, la modificazione, la comunicazione o la diffusione degli stessi.

    Definisce i requisiti per i sistemi di gestione per la qualità aziendale, il suo scopo è consentire alle organizzazioni di fissare i propri obiettivi, stabilire con quali processi raggiungere gli obiettivi stessi e soddisfare i clienti, mediante un sistema efficace che sappia migliorarsi.

    Fornisce i requisiti per l’attuazione di un sistema di gestione ambientale certificato, al fine di consentire ad un’organizzazione di sviluppare ed attuare una politica e degli obiettivi riguardanti gli aspetti ambientali significativi.

    La norma costituisce una metodologia, a cui fare riferimento, per le aziende che intendono impostare un sistema di gestione della sicurezza e salute dei lavoratori, basato sui concetti di prevenzione e valutazione dei rischi, in grado di garantire la conformità a tutti i requisiti di legge.

    Rappresenta uno strumento di riferimento per l’organizzazione dei servizi informatici che mira al miglioramento dell’erogazione/fruizione dei servizi IT, ponendosi come obiettivo il raggiungimento della massima qualità dei servizi erogati e un massimo contenimento di costi.

    E' uno standard applicato su base volontaria dagli operatori del settore alimentare, non solo direttamente coinvolti nel processo di produzione degli alimenti, ma anche indirettamente coinvolti (es. produttori di imballaggi, servizi di pulizia e derattizzazione etc.).

    Costituisce il riferimento per impostare un sistema organizzativo che comprende tutti gli aspetti della Sicurezza delle informazioni e che si inserisce in uno scenario di Governance dei Processi ICT.

    Specifica i requisiti di un sistema di gestione energetico, contenente standard per le fasi dell’acquisto, dell’immagazzinamento e dell’uso delle risorse energetiche all’interno delle aziende e degli enti.

    Standard che si prefigge di fornire alle aziende del settore uno strumento per controllare i processi interni, in base ai requisiti specifici dei clienti e di monitorare i processi di supporto quali la logistica e la gestione dei documenti, al fine di conseguire un miglioramento continuo.

    Standard per la regolamentazione delle attività relative alla produzione di dispositivi medici, attraverso l’applicazione di modelli organizzativi collaudati, finalizzati alla soddisfazione del cliente e del miglioramento continuo in grado di soddisfare i requisiti di legge in materia.